¿Cómo administrar el tiempo en su empresa?

Foto de: Estebande 

Por: Iván de Paula para Visionarios 2.0 

Durante un año tod@s disponemos de 365 días, 8760 horas, 525.600 minutos y 31.536.000 segundos.

Entonces ¿Por qué a algun@s les rinde el tiempo mucho más que a otr@s? especialmente en los entornos de trabajo.

Aunque no lo parezca, el tiempo es un intangible cuyo desperdicio genera pérdidas millonarias y de nuevas oportunidades de negocios.

Algunos de los típicos robadores del tiempo que se presentan en determinados ambientes de trabajo son:

• Tardanzas en la hora de entrada a la oficina.
• Uso personal del Internet (para redes sociales, chats, etc.)
• Visitas inesperadas ya sean externas o internas.
• Uso del teléfono fijo y móvil para conversaciones personales.
• Postergación de tareas.
• Falta de delegación.
• Comunicación ineficaz.
• Reuniones sin agenda.
• Realizar varias tareas de forma simultánea  (multitarea).
• No saber decir “No” ante tareas imprevistas que no aportan valor agregado.

Es posible crear un ambiente laboral en donde los empleados se sientan a gusto, lo cual no significa que no se cumplan con los objetivos esperados ni que se aplacen las responsabilidades laborales en beneficio de las personales.

Los correctivos no se pueden dejar a que ocurran por inercia, lo primero es que a lo interno de la organización se comience a concientizar sobre la importancia de establecer controles, luego deben poner en marcha los ajustes adecuados en base a técnicas de ahorro de tiempo que ya han sido exitosas en otras empresas.

También es recomendable que las implementaciones no se realicen de manera impositiva, sino de forma gradual y en donde se tome en cuenta la opinión del resto del personal, nunca se debe olvidar que se trata de un conglomerado humano, no de frías maquinas.

A continuación, algunas recomendaciones:

·        Establecer una reestructuración del trabajo en base a la planificación y distribución de tareas.

·        Utilizar herramientas de administración del tiempo, como el TaskCoach...iHasta una simple agenda física podría ser muy útil!

•       Eliminar las duplicaciones de tareas. 
•       Planificar a corto, mediano y largo plazo.
•       Diseñar planes de contigencia.
•       Evitar la postergación y el perfeccionismo.
•       Diseñar una agenda con los temas a tratar en las reuniones.
•      Controlar el tiempo del uso del Internet y el teléfono.

Si tienen en mente algunas ideas no mencionadas aquí,  les invito a compartirlas y también a presentarlas en su organización.

Olvidémonos de que el desperdicio de tiempo es un asunto cultural, es hora de cambiar ese paradigma negativo mediante la implementación de estas técnicas.

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